Как написать должностную инструкцию. Рекомендации

Предназначение должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

• установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

• определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

• установление пределов ответственности работника.

Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

Разработка должностной инструкции

Чтобы составить полный и грамотный документ, для начала нужно запастись информацией:

• по какой должности и квалификации разрабатывается инструкция;
• что обязан знать инструктируемый;
• с кем обязан взаимодействовать инструктируемый в процессе работы;
• виды работ, входящие в обязанности инструктируемого;
• условия работы.

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Для каких целей используется  должностная инструкция

Используя должностную инструкцию работодатель может:

• доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;

• распределить трудовые функции между работниками;

• оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;

• оценить качество выполнения работником трудовой функции;

• доказать  несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

• доказать  правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.

Где взять сведения по должностям

Сведения по должностям – это главный момент в написании инструкции, потому что на первоначальном этапе важно «отделить зёрна от плевел», то есть нужно выбрать именно тот перечень работ, который подходит именно конкретному работнику в соответствии с его должностью и квалификацией именно для вашего предприятия.

Ещё советскими законодателями активно разрабатывались всевозможные справочники профессий, которые не только применяются и сегодня, но и актуализируются.

Информация об условиях работы

1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.

При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.

2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору.

Эту информацию вы должны искать прямо на рабочем месте, где будет работать новобранец. Так как по специфике работы вы имеете право требовать информацию у любых работников организации, обяжите непосредственного руководителя новобранца предоставить сведения о таких условиях работы:

• каким оборудованием будет пользоваться инструктируемый (вид, модель);
• взаимодействие с другими членами коллектива;
• об инструментарии;
• о поведении на рабочем месте (что можно, что нельзя).

Оформление ДИ

Сама инструкция может состоять из нескольких разделов:

1. Общие положения:
   • назначение документа (например: инструкция определяет права, обязанности, ответственность и условия работы по специальности);
   • категория должности (руководитель, специалист, рабочий и т.п.);
   • как назначается должность (по конкурсу, по приказу и т.п.);
   • сведения о замещении (на время отсутствия – кто может заместить сотрудника);
   • требования к квалификации (образование, стаж, наличие прав или лицензий и т.п.);
   • список правовых актов или документов, знание которых обязательно.
2. Должностные обязанности. В этом разделе нужно перечислить все виды работ по должности, взятые из справочников и дополненные своим списком.
3. Права сотрудника. Сотрудник, например, может иметь право самостоятельно принимать решения по каким-то конкретным вопросам, а также повышать квалификацию, вносить креативные и новаторские предложения.
4. Взаимоотношения. Тут перечислите, с какими сотрудниками или отделами нужно взаимодействовать в процессе работы, кто кому подчиняется. Можно также сюда включить порядок и сроки согласования документов.
5. Ответственность. Здесь можно перечислить конкретные нарушения, за которые сотрудник будет отвечать и соответствующие наказания. Например, за брак – неначисление премии.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Положение о должностных инструкциях

   Это такой локальный акт, который описывает вышеприведённые правила. Именно в соответствии с ним инструкции должны будут разрабатываться, утверждаться, применяться и храниться.

Разработка Положения не обязательна, но оно существенно облегчает работу кадровика, так как является своеобразной инструкцией по написанию инструкций, потому что объясняет, как написать должностную инструкцию.

Составные части Положения:

• гриф утверждения;
• в какой области применяется Положение;
• общие положения о ДИ;
• должностное лицо, ответственное за разработку инструкций (должностное лицо – это сотрудник, выполняющий распорядительные функции. Им может быть и начальник ОК, и начальник другого подразделения);
• требования по оформлению, содержанию и согласованию ДИ;
• как пересматриваются и изменяются ДИ;
• порядок ознакомления с инструкциями;
• порядок их хранения.

За образец Положения можете взять наше, вот тут.

— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;

— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;

— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;

— требования к знаниям работника;

— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:

• действующее законодательство РФ;

• локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;

• приказы и распоряжения руководителя организации;

• непосредственно должностная инструкция;

• другие документы.

Утверждение ДИ

Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.

При этом  должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.

После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.

После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).

Свою подпись работник может поставить:

• на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;

• в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;

• на самой инструкции в соответствующей графе;

• иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.

Итак, как только проект инструкции вы разработали, нужно его согласовать:

• с юристом;
• с руководителем отдела, в чьём подчинении должность по инструкции;
• с директором.

Приказ об утверждении ДИ тоже не нужно издавать, достаточно грифа утверждения директора.

Права

В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

В этом разделе указываются право работника:

• на самостоятельное принятие решений;

• на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;

• требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

• визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.