Оглавление
Предназначение должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
-
установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
-
определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
-
установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
Разработка должностной инструкции
Чтобы составить полный и грамотный документ, для начала нужно запастись информацией:
- по какой должности и квалификации разрабатывается инструкция;
- что обязан знать инструктируемый;
- с кем обязан взаимодействовать инструктируемый в процессе работы;
- виды работ, входящие в обязанности инструктируемого;
- условия работы.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.
Кто должен разрабатывать должностные инструкции?
Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.
Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.
Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.
Для каких целей используется должностная инструкция
Используя должностную инструкцию работодатель может:
-
доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
-
распределить трудовые функции между работниками;
-
оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
-
оценить качество выполнения работником трудовой функции;
-
доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
-
доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Где взять сведения по должностям
Сведения по должностям – это главный момент в написании инструкции, потому что на первоначальном этапе важно «отделить зёрна от плевел», то есть нужно выбрать именно тот перечень работ, который подходит именно конкретному работнику в соответствии с его должностью и квалификацией именно для вашего предприятия.
Ещё советскими законодателями активно разрабатывались всевозможные справочники профессий, которые не только применяются и сегодня, но и актуализируются.
Информация об условиях работы
1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.
2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору.
Эту информацию вы должны искать прямо на рабочем месте, где будет работать новобранец. Так как по специфике работы вы имеете право требовать информацию у любых работников организации, обяжите непосредственного руководителя новобранца предоставить сведения о таких условиях работы:
- каким оборудованием будет пользоваться инструктируемый (вид, модель);
- взаимодействие с другими членами коллектива;
- об инструментарии;
- о поведении на рабочем месте (что можно, что нельзя).
Оформление ДИ
Сама инструкция может состоять из нескольких разделов:
- Общие положения:
- назначение документа (например: инструкция определяет права, обязанности, ответственность и условия работы по специальности);
- категория должности (руководитель, специалист, рабочий и т.п.);
- как назначается должность (по конкурсу, по приказу и т.п.);
- сведения о замещении (на время отсутствия – кто может заместить сотрудника);
- требования к квалификации (образование, стаж, наличие прав или лицензий и т.п.);
- список правовых актов или документов, знание которых обязательно.
- Должностные обязанности. В этом разделе нужно перечислить все виды работ по должности, взятые из справочников и дополненные своим списком.
- Права сотрудника. Сотрудник, например, может иметь право самостоятельно принимать решения по каким-то конкретным вопросам, а также повышать квалификацию, вносить креативные и новаторские предложения.
- Взаимоотношения. Тут перечислите, с какими сотрудниками или отделами нужно взаимодействовать в процессе работы, кто кому подчиняется. Можно также сюда включить порядок и сроки согласования документов.
- Ответственность. Здесь можно перечислить конкретные нарушения, за которые сотрудник будет отвечать и соответствующие наказания. Например, за брак – неначисление премии.
Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Положение о должностных инструкциях
Это такой локальный акт, который описывает вышеприведённые правила. Именно в соответствии с ним инструкции должны будут разрабатываться, утверждаться, применяться и храниться.
Разработка Положения не обязательна, но оно существенно облегчает работу кадровика, так как является своеобразной инструкцией по написанию инструкций, потому что объясняет, как написать должностную инструкцию.
Составные части Положения:
- гриф утверждения;
- в какой области применяется Положение;
- общие положения о ДИ;
- должностное лицо, ответственное за разработку инструкций (должностное лицо – это сотрудник, выполняющий распорядительные функции. Им может быть и начальник ОК, и начальник другого подразделения);
- требования по оформлению, содержанию и согласованию ДИ;
- как пересматриваются и изменяются ДИ;
- порядок ознакомления с инструкциями;
- порядок их хранения.
За образец Положения можете взять наше, вот тут.
— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
— требования к знаниям работника;
— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
-
действующее законодательство РФ;
-
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
-
приказы и распоряжения руководителя организации;
-
непосредственно должностная инструкция;
-
другие документы.
Утверждение ДИ
Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
-
на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
-
в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
-
на самой инструкции в соответствующей графе;
- иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
Итак, как только проект инструкции вы разработали, нужно его согласовать:
- с юристом;
- с руководителем отдела, в чьём подчинении должность по инструкции;
- с директором.
Нюанс: письмом Роструда №3520-6-1 должностные инструкции признаны организационными документами, поэтому с профкомом согласовывать их не нужно, если только нет такого требования в вашем Положении об ОК или колдоговоре.
Приказ об утверждении ДИ тоже не нужно издавать, достаточно грифа утверждения директора.
Права
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
-
на самостоятельное принятие решений;
-
на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
-
требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
-
визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.