Как сставить номенклатуру дел

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях.

По Правилам {amp}lt;1{amp}gt;, отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй — за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

Как сставить номенклатуру дел

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Фрагмент документа.

Приложение N 26

к п. 4.18 Правил

Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На ____ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по Перечню

Примечание

Название раздела

___________________________________    ____________   _____________________
наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи
структурного подразделения)
Дата ________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК {amp}lt;2{amp}gt; структурного
подразделения
от ___________ N _______

Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел?

Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются Правилами делопроизводства2, в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.

Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти3.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

  • Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002. Сейчас ожидается издание нового документа в статусе нормативного (т.е. обязательного для применения) — в следующем году возможно появление Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее — Перечень типовых архивных НТД);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в 2000 году, совсем недавно признан утратившим силу (согласно приказу Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 6).

Перечни типовых архивных документов со сроками хранения (типовые перечни) являются нормативными документами и имеют обязательный характер. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:

  • ведомственных или отраслевых перечней документов со сроками хранения, создание которых федеральными органами исполнительной власти для подведомственных организаций предусмотрено разделом 5 Правил делопроизводства, и
  • примерных перечней со сроками хранения, которые разрабатывают архивные учреждения в субъектах РФ для однотипных организаций или однотипных категорий документов (по личному составу, образующихся в процессе акционирования и т.п.).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов (например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России), могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.

Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел, которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции.

Предлагаем ознакомиться:  Написать жалобу в Книгу жалоб и предложений

Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.

В последнее время архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.

Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, должны быть перенесены в индивидуальную номенклатуру без изменений, и в этом заключается «нормативность» данных видов номенклатур дел.

И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, может установить экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения.

ЭК, в состав которой должны включаться наиболее квалифицированные сотрудники организации, при принятии подобных решений руководствуется действующим законодательством и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в которых в настоящее время «точечно» (в связи с регламентацией конкретного вопроса в определенной сфере деятельности) могут устанавливаться (а в последнее время это происходит все чаще) сроки хранения некоторых конкретных видов и разновидностей документов.

В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:

  • 1 этап: выбор типа номенклатуры дел организации, разработка классификационной схемы (главной таблицы);
  • 2 этап: формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков хранения дел;
  • 3 этап: систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
  • 4 этап: оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает (визирует) ее проект, но не может быть ответственным за ее составление.

Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.

По общему правилу номенклатура дел организации (сводная) должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений.

Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Поэтому можно рекомендовать оформить в приказе о разработке/составлении номенклатуры дел прямое поручение руководителям структурных подразделений представить в службу делопроизводства только списки/перечни:

  • названий дел (папок), в которых хранятся документы, возникающие в деятельности подразделения,
  • баз данных, директорий и представлений, в которых создаются и хранятся документы в электронном виде.

Пример номенклатуры дел

Тем более, что в случаях изменения структуры, направлений деятельности, функций и «коренного» пересмотра номенклатуры дел (1 раз в 5 лет) трудно ожидать от подразделений предоставления качественной номенклатуры.

Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности.

Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов — дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях.

Предлагаем ознакомиться:  Как составить дело об административном правонарушении

В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы (разделы содержания) типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема (главная таблица). См. Пример 2.

До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных (не иерархических) маркетинговых, клиентских и т.п.

Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таб­лице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.

Шапка документа

следующий по календарю, то есть 2016 г. По форме номенклатура представляет собой таблицу из пяти граф. Строка «Название раздела» актуальна для крупных департаментов по персоналу, в состав которых входят несколько отделов и служб. Если в компании работает только отдел кадров, строка удаляется из таблицы.

Индекс дела

Пример номенклатуры дел

Индекс дела обычно делится на две части. Первая представляет собой порядковый номер структурного подразделения по сводной номенклатуре (его сообщит архивариус). Вторая — порядковый номер дела в номенклатуре.

Пример 1. Отдел кадров получил порядковый номер 03. Тогда у дел в номенклатуре отдела кадров будут индексы 03-01, 03-02, 03-03 и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

03-01-04,

где 03 — порядковый номер подразделения (управления, дирекции), 01 — обозначение входящего в его состав отдела труда и заработной платы, 04 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок дела

Заголовок дела должен «четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела» {amp}lt;3{amp}gt;, например:

  • штатное расписание;
  • личные карточки работников;
  • приказы о внесении изменений в штатное расписание и служебные записки к ним;
  • приказы о направлении работников в командировку;
  • переписка с Федеральной службой по труду и занятости и т.д.

Для сравнения приведем примеры того, как нельзя формулировать заголовки дел:

  • входящие письма;
  • приказы;
  • разное.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке уменьшения значимости дел. Начать следует с таких фундаментальных документов, как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с работниками, а закончить можно всевозможными копиями и материалами, присланными «для сведения».

Подчеркнем, что в номенклатуру вносятся только реально существующие дела подразделения. Те, что планируется завести в будущем году или те, к наличию которых организация пока еще только стремится, в номенклатуру не попадают.

Например, должностные инструкции, которые молодая компания собирается разработать для своих работников. При формировании сводной номенклатуры дел архивариус предусмотрит специально для документов, которые могут появиться в течение года, пустые строки.

Срок хранения и номер статьи по Перечню

В качестве источника сроков хранения документов отдела кадров в основном выступает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Перечень представляет собой довольно объемный документ. Отдел кадров интересуют в нем в основном разд. 7 и 8. Приведем их содержание.

Раздел 7. Трудовые отношения.

7.1. Организация труда и служебной деятельности.

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.

7.3. Охрана труда.

Раздел 8. Кадровое обеспечение.

8.1. Прием, перевод, увольнение работников.

8.2. Установление квалификации работников.

8.3. Повышение квалификации работников.

Предлагаем ознакомиться:  Приватизация земли находящейся в аренде

8.4. Награждение.

Если дела, которое ведется в отделе кадров, в Перечне нет, на помощь призывается трудовое законодательство: возможно, срок хранения этих документов содержится в нормативных правовых актах. Если и по ним нельзя установить срок, то организация сама вправе назначить его, закрепив в приказе по основной деятельности или протоколе заседания экспертной архивной комиссии (если таковая есть в компании).

Заниматься этим должен архивариус, ведь, скорее всего, подобных дел в организации несколько. Задача составителя номенклатуры дел в отделе кадров — информировать канцелярию или архив о наличии дела с неустановленным сроком хранения.

Сроки хранения электронных дел идентичны срокам, установленным для бумажных.

Перечень обязателен для использования всеми организациями независимо от того, государственные они или нет. Так постановил Высший Арбитражный Суд РФ в своем Решении от 21.02.2012 N 14589/11.

Организация вправе увеличить срок хранения дела относительно установленного в Перечне, если считает нужным. Это тоже оформляется приказом по основной деятельности (или протоколом) и также на уровне всей компании, а не одного отдела.

Таким образом, в графе 4 номенклатуры дел структурного подразделения указываются срок хранения дела в годах и номер статьи Перечня, в котором этот срок установлен.

Примечание

В графе «Примечание» указываются сведения, важные для хранения каждого конкретного дела. Это могут быть:

  • информация о том, что документ электронный;
  • информация о том, где находится оригинальный экземпляр документа, если в деле подразделения представлена копия;
  • пометка экспертной архивной комиссии (ЭАК), означающая, что перед тем, как уничтожить дело, его необходимо просмотреть ЭАК (организации или государственного архива) и, возможно, продлить срок его хранения и т.п.

Составленная номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. В нашем случае — начальником отдела кадров.

Если структурное подразделение настолько велико, что в нем действует собственная архивная комиссия, то дополнительно заполняется виза согласования с ней готовой номенклатуры дел подразделения.

Прежде чем подписывать составленную номенклатуру дел, нужно показать ее архивариусу или делопроизводителю, ответственному за архив. Только когда будут устранены все неточности в формулировках и оформлении (ответственный архивариус еще и перепроверит все сроки хранения), номенклатуру можно подписывать и передавать в канцелярию.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел отдела кадров негосударственной организации.

Пример 2.

    Общество с ограниченной ответственностью
"Виктория"
Управление по персоналу
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
2016
На ---- год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по Перечню

Примечание

Название раздела

03-01

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми, ст. 773

03-02

Штатное расписание

Постоянно, п. «а» ст. 71

03-03

Приказы о внесении изменений в штатное расписание и основания к ним

Постоянно, п. «а» ст. 71

03-04

Трудовые договоры с работниками

75 лет, ст. 657

ЭК

03-05

Приказы о приеме работников

75 лет, п. «б» ст. 19

ЭК

03-06

Приказы об увольнении работников

75 лет, п. «б» ст. 19

ЭК

{amp}lt;…{amp}gt;

03-32

Журнал регистрации запросов о выдаче копий документов, связанных с работой

Электронный

03-33

Приказы по основной деятельности. Копии

Оригиналы в деле 01-12

03-34

Номенклатура дел управления по персоналу

До замены новой и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел, ст. 200(1)

Начальник управления по персоналу       Головлев         П.А. Головлев

Где взять дополнительную информацию?

Дополнительную информацию по составлению номенклатуры дел можно почерпнуть в уже упомянутых в статье Основных правилах работы архивов. Номенклатуре посвящен разд. 3.4. Этот документ никем не отменен, а информации содержит намного больше, чем пришедшие ему на смену всего пару месяцев назад Правила.

В заключение подытожим. Составить номенклатуру дел несложно. Только в первый раз это занимает довольно продолжительное время, потому что ответственному работнику приходится впервые составить перечень всех дел подразделения, найти и установить сроки их хранения, заполнить форму, показать ее архивариусу и устранить неточности.

В зависимости от размеров отдела кадров лучше отвести под составление первой номенклатуры дел от недели до одного месяца. В последующие годы уточнение номенклатуры будет занимать всего несколько часов.

Е.Коткова

Инспектор отдела кадров

ООО «Советникъ»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


Adblock detector